Reuniões Colaborativas

Saiba como planejar reuniões colaborativas mais produtivas

Entediado com suas reuniões?

Muita gente costuma sair de reuniões de trabalho achando uma grande perda de tempo e um desperdício de energia produtiva. Acontece muito, mas não deveria ser assim! Hoje, com a diversidade de aplicativos de colaboração que ajudam na realização do trabalho de forma remota, o momento face a face que acontece nos encontros [Sejam presenciais ou online] precisa ser muito especial e produtivo.

Contudo, pode ser assim quando as reuniões colaborativas proporcionam um espaço para interações e discussões realmente significativas. Quando as pessoas reservam seu tempo e conhecimento para pensar, melhorar a colaboração e propor novas idéias que contribuam para o propósito do grupo. Mas quais são os erros mais comuns que podem atrapalhar uma boa reunião?

• Falta de objetivos claros
• Preparação insuficiente
• Responsabilidades não definidas
• Tempo excessivo
• Não registrar o histórico de conhecimento

Um ponto importante é conseguir perceber como acontece a dinâmica de reuniões no seu grupo de trabalho e frequentemente realizar autocrítica de como poderia ser diferente e melhorada.

Reuniões Colaborativas – Sete dicas úteis

1. Definição de responsáveis

A (o) responsável, tem o papel de fazer a facilitação da conversa [defina uma ou duas pessoas]. Porque as vezes é necessário pedir a palavra à um colega que está se alongando. Assim, percebe-se que alguns assuntos são complexos demais e por isso precisam ser quebrados e tratados em outras reuniões, se for o caso.

Muitas vezes esses assuntos que se alongam, não são de interesse/competência de todos os presentes na reunião. Portanto, é papel da (o) responsável destacar isso, mostrar que deve-se aproveitar o tempo de todos os que estão presentes. Se não cabe a todos, das duas uma: Ou tem gente demais na reunião, ou outra reunião deve ser feita posteriormente somente com quem faz sentido.

2. Foco

Para serem produtivas, reuniões colaborativas precisam manter-se alinhadas aos objetivos do encontro, mas com o cuidado de evitar regras desnecessárias que atrapalhem a troca de idéias. Assim, de início deixe algumas regras de convivência claras, antes até de abordar a pauta principal da reunião. Decidam quem é o responsável, quais os tempos da reunião, quanto será dedicado a cada assunto e etc.

Técnica “Mãos ao alto”

Muitas vezes observamos a formação de subgrupos de discussão e fica um falatório que as pessoas se perdem. Por isso, o responsável pela reunião pode levantar a mão e os demais que o virem com a mão levantada, levantam também e ficam calados. Isso cria um efeito muito rápido e logo todos estão prestando atenção no responsável/facilitador novamente. Organização é ouro nas reuniões colaborativas!

3. Desconecte-se

Parece besteira, mas a verdade é que estar conectado o tempo inteiro pode atrapalhar. Muitas vezes as pessoas ficam com a atenção dividida ao olharem o celular para checar emails, atualizações e etc. Dependendo da complexidade do que está sendo conversado, não ter atenção total das pessoas prejudica o processo. Para manter o foco, pode-se tentar duas coisas:

• Colocar todos os celulares em modo avião (Ou num canto separado), eliminando-se assim o maior foco de distração.
• Se for necessário, faça uma pausa de 10-15 min, para que tomem café, vejam o celular, relaxem um pouco e possam voltar com atenção total.

4. Tempo e número de participantes

Poucos conseguem ficar focados por muito tempo. Tente reuniões com no máximo 01 hora porque mais que isso as pessoas dispersam naturalmente. Defina um tempo para os tópicos e para a reunião em geral, portanto nada de reuniões sem hora pra acabar! Se preciso, coloque um timer, ele é imparcial.

Se o tempo estourar, o grupo pode decidir se vale a pena seguir ou não, mas pelo menos terá consciência da quantidade de tempo gasta e evita aquelas reuniões que deveriam falar sobre 5 tópicos, mas se passa ⅔ dela falando sobre 1-2 e os demais ficam sem tempo.

Outra regra de workshops que vale para reuniões é o limite de pessoas por discussão. Mais do que 6-7 pessoas, percebe-se que alguém fica de fora, pouco participativo, ou acaba delegando para outra, e isso é contraproducente. Numa reunião, precisamos que todos estejam engajados na discussão, caso contrário pode ser perda de tempo para um ou mais desses participantes que não tiveram muita voz, ou mesmo o que falar. Se possível, evite reuniões que excedam esse número e se forem 10 ou mais pessoas, aí já vale pensar uma dinâmica diferente de uma reunião tradicional.

Para evitar reuniões desnecessárias, ou aquele sentimento de quem um email bastava, ao definir antes todos os que precisam estar na reunião, reflita se, para algum deles, um email basta pois só precisaria estar ciente da discussão.

5. Planejamento

Assim, quanto mais complexa e longa uma reunião, mais planejamento ela exige. Nem sempre se percebe isso, mas o mesmo princípio de um workshop pode ser aplicado a uma reunião. Os workshops e reuniões mais bem sucedidas, onde se chega ao final com a sensação de que algo foi alcançado, são os que a (o) responsável dedica tempo antes para preparação. Esse tempo de preparação costuma ser no mínimo um pra um. Se a reunião vai demorar 1 hora, no mínimo você deve separar 1 hora do seu tempo para pensar qual o objetivo, as metas, premissas, restrições, quem deve participar de fato, os tópicos a serem abordados, os tempos para cada tópico e etc.

6. Comunicação visual

Toda reunião com intenção colaborativa precisa ter objetivos e metas claras. Por isso, é importante comunicar esses objetivos no início e de forma visual. Assim, o reforço visual ajuda a relembrar o motivo de estarem ali. Se não contar com um quadro branco/flipchart/projetor, use uma folha em branco com o objetivo escrito de forma clara e visível e cole na parede com fita crepe. Já ajuda!

Crie um método para escolher entre os tópicos mais importantes a serem discutidos. A gestão visual vem ajudar mais uma vez e post-its auxiliam muito nesse processo. Entretanto, para qualquer processo de decisão coletiva, escreva os tópicos, um por post-it. Com todos na parede, pode-se perceber se há muitos temas/ideias, quais se relacionam, além de ser mais fácil identificar e mais difícil deixar um deles passar batido.

Após colocar na parede, escolham em silêncio, 1 a 3 votos por pessoa (dependendo da quantidade de itens na parede). Para votar, podem usar adesivos redondos, ou fazer uma bolinha no post-it selecionado. Depois é só contar e ver os mais votados. Daí não é preciso discutir item por item qual a relevância no momento, mas apenas os 2-3 mais votados. Isso poupa bastante tempo.

7. Avaliação e aprendizados

É muito importante registrar o conhecimento da reunião e comunicar aos envolvidos. Assim, é possível decidir, no início da reunião, quem será o responsável por registrar as definições e achados. Contudo, não pode ser a mesma pessoa responsável pela facilitação porque são trabalhos que demandam muita atenção e dificilmente são bem feitos, se realizados pela mesma pessoa.

Avalie a dinâmica junto aos participantes e tente melhorar sempre. Ao final da dinâmica é muito importante ter um feedback. Porque se você não ouvir que algo está errado, dificilmente vai procurar melhorar e se for, não saberá por onde começar.

Uma técnica que ajuda muito nesse sentido é “Que bom… Que tal… Que pena…”. São 3 post-its que você pode fixar na porta da sala de reunião, por exemplo, com essas expressões. Peça a todos que coloquem abaixo de cada um as suas impressões. Em “Que bom” deve se colocar elogios, o que deu certo na dinâmica, etc (Ex: Ter um facilitador controlando o tempo). Em “Que tal” coloca-se sugestões de melhoria (Ex: Poderia ter mais tempo na sessão X). E para “Que pena” coloca-se pontos negativos a serem evitados nas dinâmicas futuras (Ex: Faltou diversidade de pessoas no grupo).

Reuniões colaborativas, atitudes colaborativas

Aqui os participantes precisam estar abertos a escutar de verdade, a rever suas posições e não levar as discussões para o lado pessoal. Assim, esses pontos são fundamentais porque o trabalho em colaboração é feito a partir da construção sobre o pensamento dos outros e permite que soluções criativas [que são mais que a soma dos conhecimentos dos presentes] emerjam.

Uma técnica interessante é trocar o “sim, mas…” por “sim, e…”. Ou seja, ao invés de simplesmente criticar e dizer que algo vai dar errado ou não tem como funcionar, tente indicar possíveis caminhos para que possa dar certo. Desta forma, faça críticas, mas faça-as construtivas.

Assim, evite divagações ou conversas repetitivas sobre um assunto que já foi compreendido por todos. Para isso, pode-se dar um cartão amarelo para quem está desviando do assunto principal. Isso pode ser divertido e nada mais é do que mostrar um post-it em branco para a pessoa ou qualquer outro gesto pré-acordado por todos. A ideia é valorizar o tempo dado e não levar para o lado pessoal. Isso vale para qualquer um, até o responsável ou facilitador da dinâmica pode receber um cartão amarelo. Contudo, se o assunto valer a pena, outra reunião ou bate-papo posterior pode ser puxado.

Ambiente “seguro”

Todas estas dicas podem ajudar a tornar as reuniões colaborativas mais produtivas e significativas. Assim, criar um ambiente amigável e descontraído também pode contribuir para gerar confiança e empatia. Utilize locais diferentes e inspiradores, promova lanches colaborativos com doces e até chocolate podem ser uma boa pedida. As trocas de idéias e a criatividade do grupo serão a recompensa!

Esperamos que as dicas sejam úteis pra você! Conte o que faz para promover reuniões colaborativas e compartilhe com amigos e colegas para ajudar a criar ambientes de trabalho mais criativos e colaborativos. A Colaborativa Tecnologia possui equipe especializada e realiza o Workshop de Planejamento Ágil com o objetivo de promover a cocriação. Então, conte sua idéia e vamos colaborar! Grande abraço.

Colaborou com este texto o designer Gustavo Cleinman.